重要なドキュメントやメールはPDFで保存しておくと便利

みなさんパソコンでよく使うソフトと言えばWord、Excel、PowerPointではないでしょうか?!

 

パソコンで使う分にはいいけど、スマホやタブレットなどで読もうと思うと専用のアプリが必要だったり、開いても思うように表示されなかったりしますよね。

そんな時、便利なのはPDFで保存してしまう事です。

 

 

そもそもPDFとは何なのか?!

紙の上に印刷して表現される文書のデザインやレイアウトをデータに変えたものです。

 

環境に左右されずに誰もが、同じ状態で文書を見ることができるので、紙の文化を引き継いだデータファイルとも言われています。

 

以前はPDFを取り扱うには高額なソフトが必要でしたが、今ではほぼ無料で扱う事ができるので非常に重宝しています。

 

作ったドキュメントなどはPDFに変換してクラウドサーバーにでも入れておけばどんな環境でも同じように閲覧できます。

 

 

PDFの作り方

今、利用できるだいたいのビジネスソフトに保存種類としてPDFが備わっています。

形式をPDFにして保存するだけで、PDFファイルが完成します。

 

またパソコンの環境にもよりますが…印刷先でPDFとして保存する事ができます。

 

印刷のプリンタの選択画面で「PDFで保存する」を選ぶだけです。

 

いわゆる仮想プリンタとして、プリンタに出力される内容をPDFとしてそのまま保存できます。

この機能を使えば用途を超えてさまざまなものをPDFとして保存できるわけです。

 

 

大切なメールを保存する

メールの受信ボックス内でフォルダにわけて保存しておくという方法もあります。

ただ大切なメールをデータとして保存するならPDFとして印刷を出力すればいいわけですね。

 

メールボックスでは割と大量に送られてきて管理しきれない場合もありますよね。

保存しておきたいメールは印刷するつもりでPDFとしてファイルに出力しています。

 

あとあと見返す時も、PDFなのでファイル名検索もかけられます。

クラウド上に保存しておけばどこでも内容の確認ができるようになります。

 

 

Webをまるごと保存

印刷内容をそのまま保存できるという事ですので、Webページも丸ごと保存できます。

あとで読み返したいなというWebページをPDFとして保存しておけば、簡単なレポートみたいな感じで読み返すことができます。

 

私は保存しておきたいと思う良質なブログ記事や、長文の記事などはPDFに変換して保存しています。

 

2ちゃんねるのまとめサイトなどWebに表示されるものならどんなものでもPDF化が可能です。

 

自分がブログを書く時の困った時のネタとして役に立ちますよ!!

 

テキスト部分だけを選択して、右クリックで印刷を書ければテキストだけをPDF化する事もできて便利ですよ。

 

容量も少ないので時間があればWebデータを保存していっています。

今では専用フォルダの中に1,000記事ほど保存されており、書くネタに困ったらそこからひっぱりだしてきています。

 

 

自炊したJPGを一括統合

PDFに慣れてくればその便利さがわかってくることでしょう。

次は自宅にある本を裁断自炊してPDF化しようかと思っているくらいです。

 

ただし、裁断機とスキャナーがけっこう良いお値段するので、まだ導入できていない状態です。

 

一冊の本がまるごとPDFとして保存できることには魅力を感じますよね。

 

 

PDFリーダーを導入しよう

パソコンでPDFを読むなら多くの方は「Adobe Acrbat Reader」を利用されていると思います。

もし、ご自身のパソコンでPDFを読むことができなかったらAdobe Acrbat Readerを導入しましょう。

PDFの開発元である会社のPDF閲覧ビューワーです。読むだけならこれで十分です。

 

KindleにもPDFファイルを送り込む事ができます。

 

私はKindleの32Gバージョンを持っていますので大量の電子書籍や漫画、PDFをKindleで読んでいます。

 

KindleにはUSB接続をしてパソコンを通して「documents」フォルダに送り込んでいくだけなので作業もめちゃくちゃ簡単です。

 

KindleでWebデーターをPDF化したファイルを見ながら、スマホの音声認識でブログ記事を書いていくなんて事もできます。

 

Kindleを買うなら大容量のマンガモデル32Gがおすすめです!

 

スマホではGoogle PDF Viewerを利用しています。

スマホなら電子ブックを読むようにスイスイとPDFを読むことができます。

 

まるでPDFファイルが1つの本みたいな錯覚を受けるくらいの出来栄えです。

 

私はPDFファイルは自宅NASサーバー上に保存していますので、いつでもどこでもPDFファイルを参照する事ができます。

 

けっこうな量があるので自宅NASサーバーを利用しています。

データーは自宅にありますが、24時間ネットを通してどこからでもアクセス可能です。

 

好きな時に好きな場所でスマホでPDFを楽しめます。

 

あらゆるデータやドキュメントをPDFで一括で管理する事で、アプリに左右される事なく同じ環境で文章を読むことができるのです!

 

PDF自体は有名だし多くの企業で利用しているのでご存知の方も多いかと思いますが、さまざまな使い方があります。

 

特にどんな環境でも同じように紙に印刷されたように表示されるのでデータの集積にはもってこいだと思いますよ!!

 

 

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